Contabilidade fiscal e tributária em São Paulo: imposto apurado certo e regime escolhido com conta feita
Para empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real, ou em vias de sair do Simples, com volume de notas e mais de um tributo para apurar. A GSL confere a situação fiscal antes de propor qualquer mudança.
Em resumo
O que a área fiscal e tributária resolve na empresa?
- Para quem é — empresas do Lucro Presumido ou do Lucro Real, ou perto do teto do Simples, com volume de notas, equipe e operação em mais de um município ou Estado.
- Apuração correta — IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ICMS, IPI e ISS calculados conforme o regime e a atividade.
- Regime tributário — simulação anual entre Simples, Presumido e Real, já com o calendário da Reforma Tributária.
- Obrigações acessórias — escriturações do SPED e declarações entregues no prazo e coerentes entre si.
- Fiscalização — resposta administrativa a intimações; discussão judicial, em conjunto com o advogado do cliente.
O que faz a área fiscal e tributária de uma contabilidade?
Apura os tributos da empresa todo mês, entrega as declarações exigidas pela Receita Federal, pelo Estado e pelo município e orienta as decisões que mudam a carga de imposto. Na empresa de Lucro Presumido ou Lucro Real, é a área que mais pesa no caixa e a que mais gera autuação quando falha.
Esta página é para empresas com volume de notas, mais de um tributo apurado em separado e, muitas vezes, operação em mais de um município ou Estado. Nesse porte, o trabalho fiscal tem quatro partes:
- Apuração — cálculo de IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ICMS, IPI e ISS conforme o regime e a atividade, com conferência das notas de entrada e de saída.
- Obrigações acessórias — escriturações do SPED e declarações mensais e anuais, entregues no prazo e coerentes entre si.
- Regime e planejamento — simulação anual para decidir entre Simples, Presumido e Real.
- Fiscalização — resposta a intimações e a avisos de divergência.
O Fisco cruza tudo eletronicamente. Nota fiscal, escrituração e declaração precisam mostrar os mesmos valores.
Quando não mostram, a divergência aparece sozinha.
Como saber se a empresa está no regime tributário certo?
Só com simulação: o regime certo é o que resulta em menos imposto para a margem, a folha e o tipo de cliente da empresa naquele ano, e isso muda com o tempo. Quem escolheu o Lucro Presumido cinco anos atrás e nunca refez a conta pode estar pagando a mais.
A opção vale para o ano inteiro, então a conta precisa ser feita antes da virada. Quatro pontos pesam mais.
A margem efetiva da empresa comparada com a presumida em lei, que na base do IRPJ é de 8% para comércio e indústria e de 32% para serviços em geral. O volume de compras que geraria crédito de PIS e Cofins no Lucro Real.
O peso da folha. E o perfil dos clientes, porque quem vende para outras empresas é afetado pelo crédito que consegue repassar.
A Reforma Tributária entra nessa conta. Em 2027 a CBS substitui o PIS e a Cofins, com crédito amplo, o que altera a comparação entre regimes.
Para quem avalia sair do Simples, a GSL tem um trabalho específico de migração de regime tributário.
O que é planejamento tributário e o que ele não é?
Planejamento tributário é organizar a operação para pagar o imposto devido, e nada além dele, usando as opções que a própria lei oferece. Esconder receita ou montar estrutura artificial é outra coisa, e a diferença entre os dois caminhos é a que separa economia legítima de autuação com multa.
Na prática, o planejamento tributário trabalha com escolhas reais: regime de apuração, forma de remunerar os sócios, separação de atividades com tributação diferente, uso de créditos a que a empresa tem direito, enquadramento correto de produtos e serviços. Um exemplo comum é a empresa que revende mercadoria com ICMS já recolhido por substituição tributária e, por erro de cadastro, tributa de novo na saída.
Corrigir isso não depende de tese, só de conferência.
A GSL não promete percentual de redução. Cada empresa tem uma conta diferente, e há casos em que o diagnóstico mostra que a carga já está correta.
Quando o tema envolve discussão judicial ou interpretação que pede parecer jurídico, o trabalho é feito em conjunto com o advogado do cliente.
O que acontece quando chega uma intimação ou fiscalização?
A intimação tem prazo e pede resposta técnica, com documento: a GSL levanta o que o Fisco está cobrando, confere a escrituração, reúne os comprovantes e prepara a resposta administrativa. Se o caso evoluir para discussão judicial, o trabalho segue em conjunto com o advogado do cliente.
A maior parte das intimações nasce de cruzamento eletrônico: valor declarado diferente do escriturado, nota emitida contra a empresa e não lançada, retenção informada pelo cliente e não pela empresa. Muitas se resolvem com retificação e explicação documentada.
O que piora o quadro é deixar o prazo correr ou responder sem conferir. Por isso a caixa postal eletrônica da empresa no portal da Receita Federal e na Secretaria da Fazenda paulista precisa ser acompanhada na rotina.
Quando há débito confirmado, existem caminhos de regularização, como o parcelamento ordinário em até 60 meses na Receita e na PGFN. A escolha depende do valor, da origem da dívida e do caixa da empresa.
O melhor resultado vem antes: revisão periódica da escrituração, para achar a divergência antes do Fisco.
Como funciona o atendimento da GSL em fiscal e tributário?
O trabalho começa por um diagnóstico fiscal, antes de qualquer proposta: a GSL confere regime, apurações recentes, obrigações entregues e pendências, mostra o que encontrou e só então define o plano. No dia a dia, o cliente fala direto com quem apura os impostos da conta.
- 1. Diagnóstico fiscal — conferência do regime atual, das apurações dos últimos períodos, das obrigações entregues e da situação nas certidões federal, estadual e municipal.
- 2. Plano de trabalho — o que precisa ser corrigido, o que pode melhorar e em que ordem, com simulação de regime para o ano seguinte quando for o caso.
- 3. Implantação ou transição — para quem vem de outro contador, a GSL solicita arquivos e livros, confere saldos de tributos a recolher e a recuperar e assume as apurações sem deixar mês em aberto.
- 4. Rotina com contato direto — apuração mensal, aviso antes do vencimento e conversa sempre que surgir operação fora do comum: venda de imóvel, contrato em outro Estado, entrada de sócio.
A GSL faz esse trabalho há 34 anos em São Paulo e Grande São Paulo, sem call center e com visita presencial quando o assunto pede.
Perguntas frequentes
A partir de que porte a empresa precisa de acompanhamento fiscal mais próximo?
Em geral, quando sai do Simples Nacional ou se aproxima do teto de R$ 4,8 milhões por ano. A partir daí cada tributo é apurado em separado, as obrigações se multiplicam e um erro de enquadramento se repete em todas as notas. Operação em mais de um Estado também pede esse cuidado.
Dá para trocar de regime tributário no meio do ano?
Em regra, não. A opção por Lucro Presumido ou Lucro Real vale para todo o ano-calendário, e a exceção mais comum é a empresa do Simples obrigada a sair por excesso de receita. Por isso a simulação deve ser feita nos últimos meses do ano anterior.
A GSL faz defesa em processo judicial tributário?
Não. A GSL atua na esfera contábil e administrativa: confere a escrituração, reúne documentos e prepara respostas a intimações e pedidos de retificação. Quando o caso exige ação judicial ou parecer jurídico, o trabalho é feito em conjunto com o advogado do cliente.
Quanto tempo leva para a GSL assumir a área fiscal de quem vem de outro contador?
Depende do volume de notas e da condição dos arquivos recebidos. A transição é combinada para a virada de um mês, com as apurações anteriores encerradas pelo contador que sai. Antes disso, a GSL faz o diagnóstico fiscal e já aponta o que precisa de correção.
A Reforma Tributária muda a escolha de regime da empresa?
Muda a conta. Em 2027 a CBS substitui o PIS e a Cofins, com crédito amplo, e de 2029 a 2032 o ICMS e o ISS caem gradualmente até o modelo novo completo em 2033. A comparação entre Simples, Presumido e Real precisa ser refeita a cada ano, e cada caso exige análise.
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