Troca de contabilidade em São Paulo: como funciona a transição
Etapas, documentos, comunicação ao contador anterior e o que acontece no mês da troca. A GSL conduz a troca de contabilidade em São Paulo e na Grande São Paulo com um roteiro escrito, em que cada guia e cada folha têm responsável e data definidos.
Em resumo
Como é a troca de contabilidade com a GSL?
- Data de corte: uma competência definida: até ela, o contador anterior; a partir dela, a GSL.
- Comunicação: a GSL comunica o contador anterior por escrito ao assumir.
- Documentos: livros, balancetes, declarações, folha e acessos recebidos com lista conferida.
- Mês da troca: guias, folha e notas daquele mês com responsável definido.
- Antes de tudo: a análise da contabilidade, feita antes de assumir.
Como funciona a troca de contabilidade?
A troca de contabilidade funciona em quatro etapas: análise da situação, contrato com data de corte, comunicação ao contador anterior e recebimento dos documentos. Até a competência de corte, quem responde é o escritório anterior.
A partir dela, a GSL assume as guias, a folha e as declarações.
A primeira etapa é a análise da contabilidade antes de assumir, em que a GSL levanta certidões e confere o trabalho feito até ali. Ela está descrita em análise para troca de contador.
Esta página trata do que vem depois: a transição em si.
A troca não exige esperar o fim do ano. Ela pode acontecer em qualquer mês, desde que a data de corte fique clara para os dois escritórios e para o empresário.
Como a GSL comunica o contador anterior?
Ao assumir, a GSL comunica o contador anterior por escrito, informa a competência a partir da qual passa a responder e lista os documentos que precisa receber. É uma conduta de respeito ao colega e de segurança para o cliente, que evita duas pessoas entregando a mesma declaração ou nenhuma entregando.
O Código de Ética Profissional do Contador (NBC PG 01, do Conselho Federal de Contabilidade) trata da relação entre o contador que sai e o que assume. A comunicação por escrito é a forma que a GSL adota para cumprir esse cuidado.
O empresário também tem a sua parte: avisar o escritório anterior da decisão, conforme o contrato que tinha com ele, e cuidar do aviso prévio que o contrato previr.
Quais documentos passam de um escritório para o outro?
- Contabilidade: livros diário e razão, balancetes e o último balanço, com os recibos da ECD e da ECF quando a empresa é obrigada.
- Fiscal: apurações e recibos das declarações federais, estaduais e municipais dos últimos anos, parcelamentos em andamento e intimações recebidas.
- Pessoal: cadastro dos funcionários, folhas, férias, eSocial e FGTS, além dos acordos e da convenção coletiva aplicada.
- Societário: contrato social e alterações registradas na JUCESP.
- Acessos: o certificado digital e as procurações eletrônicas são do empresário. A GSL orienta como emitir a procuração no e-CAC e nos portais do Estado e da prefeitura em nome do novo escritório, sem senha passando por terceiros.
A GSL confere o que chegou contra a lista para apontar o que falta.
O que muda no mês da troca?
O mês da troca é o mais delicado. A competência anterior à data de corte é fechada pelo escritório anterior, inclusive a folha e as guias que vencem no mês seguinte.
A partir da competência de corte, a GSL emite a folha, apura os tributos e entrega as declarações.
Na prática, a GSL confere a primeira folha com a anterior, para que salário, férias e descontos não mudem sem motivo, e confere a primeira apuração com a última entregue. Diferença encontrada é explicada ao empresário antes de virar guia.
O empresário recebe um calendário do primeiro mês com cada guia, o vencimento e quem responde. O passo a passo do ponto de vista do empresário está no artigo como trocar de contador sem dor de cabeça.
Como funciona o atendimento da GSL depois da troca?
Depois da transição, começa a rotina com contato direto: o empresário fala com quem cuida da conta, sem call center, e recebe visita presencial quando a conversa pede. O que a análise apontou como pendência entra num plano com ordem e prazo.
A rotina está descrita em contabilidade mensal e a folha em departamento pessoal. O escopo e o honorário são apresentados por escrito antes do contrato.
Perguntas frequentes
Posso trocar de contabilidade no meio do ano?
Pode. A troca não depende do fim do exercício. O que importa é definir a competência de corte: até ela, responde o escritório anterior; a partir dela, a GSL.
A GSL avisa o meu contador atual?
Sim. Ao assumir, a GSL comunica o contador anterior por escrito, informa a data de corte e lista os documentos que precisa receber. O empresário também avisa o escritório anterior conforme o contrato que tinha com ele.
Quem paga a folha do mês da troca?
Depende da data de corte. A folha da competência anterior ao corte é do escritório anterior, mesmo que o pagamento caia no mês seguinte. A partir da competência de corte, a folha é da GSL.
Preciso passar minhas senhas para a GSL?
Não. O certificado digital e as procurações eletrônicas ficam em nome da empresa. A GSL orienta a emissão da procuração no e-CAC e nos portais do Estado e da prefeitura, sem senha circulando.
E se o contador anterior não entregar os documentos?
A GSL lista o que falta e orienta o empresário a pedir formalmente. Boa parte dos dados também pode ser recuperada nos sistemas da Receita, do Estado e do eSocial. A falta é registrada por escrito.
Quanto tempo leva a transição?
Em geral, um ciclo mensal completo: o fechamento da competência anterior pelo escritório antigo e a primeira competência fechada pela GSL. Empresas com pendências encontradas na análise têm um plano à parte.
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